Den Großen zu sperrig, den Kleinen zu teuer

Gerade in Zeiten der Finanz- und Wirtschaftskrise müssen Unternehmen nicht nur ihre Finanzierung überdenken und um den Erhalt ihrer Marktanteile und Umsätze kämpfen. Sie müssen zudem kritisch in ihr eigenes Unternehmen hinein schauen, um Kosten zu sparen, Prozesse zu optimieren und bisherige Lösungen in jedem Bereich des Betriebes zu hinterfragen.

Verbesserung der IT – Chance in Krisenzeiten?

Die betriebliche EDV – die Informationstechnik (IT) – ist dabei zwar nur einer der Bereiche im Unternehmen, dafür aber ein sehr wichtiger. Denn in vielen, gerade kleinen Betrieben kann die IT noch erheblich verbessert werden. Gerade hier bietet sie noch viel Potential. Aber erkennen die deutschen Unternehmen auch diese Chance?

Den mittelständischen Betrieben stehen die IT-Anbieter gegenüber, die ihre Technologien anpreisen – jedoch viel zu oft das technisch maximal Mögliche und nicht das für den jeweiligen Betrieb Sinnvolle und Notwendige. Erfolgt dies zudem mit einer IT-spezifischen Fachsprache und von vielen Anglizismen unterlegt, werden die Unternehmer abgeschreckt, insbesondere dann, wenn diese – wie häufig – keine IT-Spezialisten besitzen. Ablehnung und Verharren im Bestehendem sind die Folge, frei nach dem Motto: Never change a running system!

Doch welche Probleme beschäftigen die Unternehmen tatsächlich – gerade die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland? Erkennen diese, wo ihre IT welches Verbesserungspotential zeigt? Und welche Anlässe führen in den Unternehmen dazu, dass der Handlungsbedarf erkannt wird?

Antworten auf diese Fragen müssen die IT-Berater und IT-Anbieter in-teressieren – schließlich sollten sie die Probleme der Unternehmen lösen. Aber auch für jeden Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wo er bei seiner IT genauer hinsehen muss, wo Potentiale für Verbesserungen bestehen.

Die Antworten darauf gibt die jüngste Studie des Deutschen Instituts für kleine und mittlere Unternehmen. Begleitet von der IBM Deutschland, die die IT-Fachkompetenz in das Projekt einbrachte, wurden im Frühjahr 2009 etwa 500 KMU telefonisch befragt (mehr dazu siehe Info-Kasten).

Viele sehen keinen Verbesserungsbedarf – Chance verkannt?

Die Studie zeigt dabei sogleich eine Überraschung: Die Hälfte der befragten Unternehmen meinen, sie besäßen gar keinen Handlungsbedarf für Ihre EDV. Doch sind solche Antworten glaubwürdig? Zweifel sind angebracht: Zum einen verdrängen viele Unternehmen den Handlungsbedarf, aus Angst vor zusätzlichen Kosten, vor Anlaufproblemen mit neuer Technik oder auch vor Problemen bei der Eingewöhnung der Mitarbeiter in neue Systeme. Und vielfach ist es auch nur Unwissenheit der Unternehmen, die nicht erkennen, was verbessert werden kann und muss.

Aber die vielen und dezidierten Antworten derjenigen Unternehmen, die in der Befragung offen Verbesserungsbedarf zugaben, weisen darauf hin, dass sich tatsächlich in mehr Unternehmen an der IT-Anwendung etwas ändern muss, als die Befragten zugeben mochten.
Die Verbesserungspotentiale – der Mittestand ist zweigeteilt

Die Agenda dieser Problemfelder dominieren die Kosten der IT, die es zu senken gilt. Die meisten befragten Unternehmen sehen hier Handlungsbedarf, sei es bei der Anschaffung (was z. B. eine Frage der Miete oder des Kaufs von IT ist) oder bei den laufenden Kosten, d. h. beim Energieverbrauch sowie der Erneuerung, Pflege und Wartung.

Ähnlich wichtig wird von den Unternehmen die Anpassung der IT ans Unternehmenswachstum und die Kompatibilität mit anderen IT-Systemen – z. B. im und bei kooperierenden anderen Unternehmen – gesehen.

Es sind insbesondere die größeren Mittelständler, die hier Probleme und Bedarf melden. Diese Unternehmen sehen zudem Handlungsbedarf bei der Datensicherheit, z. B. bei der Steuerung des Zugriffs auf die IT durch Mitarbeiter und durch Externe (Identity-Management) sowie bei der Erfassung und dem Vorhalten von sensiblen Daten, z. B. über Mitarbeiter.

Kleinere Unternehmen dagegen sehen ihren Verbesserungs- und Hand-lungsbedarf vermehrt beim Datenhandling, insbesondere der – entweder zu vielen oder zu wenigen, aber selten richtigen – Informationen aus dem Internet sowie beim Umgang mit Datenfriedhöfen. Eng damit verbunden ist auch deren Forderung nach besserer Nutzerfreundlichkeit ihrer IT-Systeme.

Handlungsbedarf bei Energieverbrauch und Umweltverträglichkeit der IT sowie an den Schnittstellen zu Behörden (E-Goverment) scheinen im Mittelstand hingegen eine eher untergeordnete Rolle zu spielen. Es mag sein, dass diese Verbesserungspotentiale im Schatten der aktuellen Wirtschaftskrise in Vergessenheit geraten sind. Ein schlichter Mangel an Problemkenntnis und -sensibilisierung kann hier aber auch der wirkliche Grund sein.

Neben vielen Details zeigt die Studie zur IT in kleinen und mittleren Unternehmen jedoch eines deutlich: Der Mittelstand ist zweigeteilt.

Welche Problem- und Handlungsfelder wurden überproportional von welchen Unternehmen benannt?

Die größeren Unternehmen quälen Probleme der Anpassung der IT an das Unternehmenswachstum und die Kompatibilität mit fremden IT-Systemen von Kooperationspartnern, Lieferanten und Kunden sowie die Sicher-heit ihrer IT nach innen und nach Außen. Entsprechend sind die Anlässe, zu denen über Verbesserungen der IT nachgedacht bzw. gehan-delt wird: Schnelles Wachstum, Kooperationen, Internationalisierung und Druck von Außen (Sicherheit).

Die kleinen Unternehmen sehen primär in den Kosten der IT ihre Probleme und die Anlässe zu verbessern und zu handeln. Druck dazu wird auch durch Wettbewerber verspürt (was vielfach auch Kostendruck bedeutet) und durch Beklagen der Mitarbeiter, die IT sei nutzerunfreundlich und helfe nicht weiter, wenn Datenfriedhöfe entstehen oder im Internet nach Informationen gesucht wird.

Was tun? Hinweise für Unternehmen und IT-Anbieter

Wie die Probleme und Verbesserungsbedarfe, so sind auch die Hand-lungshinweise für die Unternehmen wie für die IT-Anbieter nach größeren und kleineren Unternehmen zu unterscheiden: Für die größeren Mittelständler sollten IT-Sicherheit und Identity-Management sowie Service Orientierte Applikation (SOA) Priorität besitzen. Weiterhin kommt Transparenz-Management als Aufgabe auf die Unternehmen zu, auf der Seite der IT-Anbieter die Schaffung von internationalen Standards für ihre Technologien.

Für die kleinen sind es nutzerfreundliche, kostengünstige und leicht zu aktualisierende Software sowie Hilfen bei Internet und Datenhandling, die diese suchen und einsetzen sollten, gegebenenfalls Energie sparende Technologien. Die Aufgabe der IT-Anbieter – in Richtung auf die kleinen Unternehmen – ist dabei offensichtlich: Sie müssen mehr als bisher die Sprache ihrer mittelständischen Kunden sprechen. Sie dürfen die Kunden nicht mit IT-Fachbegriffen und Abkürzungen erschlagen, sondern müssen mit kostengünstige und einfache Lösungen verständlich vermitteln: statt das technisch Maximale besser nur das betrieblich Notwendige. Also besser „doing the right things“ denn „doing things rightly“, wie die Amerikaner sagen würden.