Wie man Geschäftsreisen richtig vorbereitet


Viele mittelständische Unternehmen pflegen nicht nur hierzulande Kundenkontakte, sondern auch im Ausland. Obwohl heutzutage alle wichtigen Gespräche am Telefon geführt, neue Verträge per E-Mail versendet und Produkte per Post verschickt werden können, legen die meisten Firmen großen Wert auf einen engen Kundenkontakt. Möglich wird das durch regelmäßige Geschäftsreisen.

Die Planung und Organisation von Geschäftsreisen ist Aufgabe des Sekretariats oder der Personalabteilung, das hängt immer vom jeweiligen Unternehmen ab. Der oder die Angestellten stehen somit in der Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf und müssen deshalb an alle wichtigen Details denken. Das funktioniert am besten mit einer Art Checkliste, die wie folgt aussehen könnte.

Checkliste für Geschäftsreisen: Welche Punkte müssen abgehakt werden?



  1. Die Reise ins Ausland erfolgt entweder mit dem Flugzeug oder aber mit dem Zug. In beiden Fällen müssen Tickets für die Hin- und Rückreise gebucht werden – am besten so, dass man sie ggf. auch noch umbuchen kann, falls der Termin länger als erwartet dauert. Für einen reibungslosen Ablauf sollte man sich Datum und Uhrzeit, Flug- oder Zugnummer, Terminal oder Bahnsteig separat notieren.
  2. Danach muss eine Unterkunft gefunden werden. Je nachdem, ob der Chef persönlich die Geschäftsreise antritt oder ein Mitarbeiter, sollte man das Hotel entsprechend der Firmenhierarchie auswählen. Damit es bei der Ankunft und Abfahrt keine Probleme gibt, informiert man sich einfach über die Anreise- und Stornobedingungen in der gebuchten Unterkunft.
  3. Nun muss noch eine geeignete Location für den Geschäftstermin gefunden werden. Je nachdem, wie viele Personen an dem Meeting teilnehmen sollen, kommen unterschiedliche Veranstaltungsorte infrage. Für besonders wichtige Kunden empfiehlt sich eine hochpreisige Sterneunterkunft, wie zum Beispiel das Tagungshotel auf Mallorca – es gehört zur luxuriösen Hotelkette Jumeirah.
  4. Und zu guter Letzt müssen noch alle Formalitäten geklärt werden: Neben dem Abschluss einer Reiserücktrittversicherung sollte man überprüfen, ob die Geschäftsreisenden einen gültigen Reisepass und Personalausweis besitzen. Und je nachdem, wohin die Reise geht, muss ggf. auch noch ein Visum beantragt werden.




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